O decreto-lei nº 28/2019 foi publicado no passado dia 15 de fevereiro de 2019, no Diário da República nº 33/2019.
Introduz alterações significativas, com um sério impacto no funcionamento dos negócios e meresce uma atenção cuidada. O objetivo do mesmo é «desmaterializar os documentos, facilitar o registo de faturas para o consumidor final, assegurar a preservação dos arquivos informáticos e colocar mais controlos contra o fraude».
Artigo 4º. Quem tenha tido uma faturação superior aos 50 000€ no ano anterior passa a ter obrigação de usar um programa de faturação certificado. Até a data a obrigação se aplicava a quem tivesse tido 100 000€ de faturação. De acordo com o despacho SEAF 85, a data para cumprir com esta obrigação sem penalidades é de 1 de julho de 2019.
Ao todo são 45 artigos que compõem o decreto-lei. Muitos deles já estão a ser aplicados por força doutros diplomas. Segue um resumo dos artigos que achamos terão maior impacto na maioria dos clientes. Não dispensa a consulta do documento original!
Artigo 7º, ponto 3. Obrigação de incluir, nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, um código único de documento e um código de barras bidimensional (código QR). Os detalhes e pormenores serão definidos num portaria própria. Obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2020.
Artigo 8º. Não é obrigatório imprimir faturas e equivalentes para particulares quando: 1. o cliente não o pede; 2. o número fiscal do contribuínte consta no documento; 3. o programa informático está certificado e 4. quando o documento é transmitido à AT em tempo real.
Artigo 19º. Obrigatório manter arquivos durante 10 anos, no mínimo. O sistema informático deve estar devidamente resguardado, funcional, com acesso controlado e sistemas de verificação da sua integridade. Se neste período foram usados distintos sistemas informáticos, devem ser guardados os dados e os sistemas que permitam aceder aos mesmos. De igual forma, devem estar disponíveis os manuais técnicos e quaisquer procedimentos de gestão relevantes. Trata-se duma questão de organização interna e precisa ser planificada e implementada com cuidado.
Artigo 20º. Obrigatório comunicar a localização do arquivo papel e a do suporte eletrónico à AT, na declaração de início de atividade referida no artigo 31º do CIVA ou na declaração referida no artigo 32º do CIVA. De acordo com o despacho SEAF 85 (ver mais adiante), a data para cumprir com esta obrigação será publicada numa portaria ulterior.
Artigo 23º. Documentos em papel podem ser digitalizados para criar um aquivo digital desde que se garanta que reproduzem fielmente o original. que estejam em boas condições de legibilidade e que existam mecanismos para evitar ou detetar alterações indevidas. Este arquivo digitalizado tem o mesmo valor probatório que o papel.
Artigo 25º. Periodicamente deve ser feita a verificação do arquivo na sua totalidade ou bem por amostragem.
Artigo 26º. O arquivo digital deve conter uma lista com todos os documentos nele registados. Os ficheiros devem ser denominados ou organizados sequencialmente para permitir a sua identificação. Os nomes dos ficheiros emitidos pelo sistema informático próprio devem conter o tipo de documento ou recibo (FT, FR, FS, RE, etc.) e a identificação única do documento ou recibo (série + número do documento). Os nomes dos ficheiros não emitidos pelo sistema informático próprio (rececionados e outros) devem conter o campo “chave única do movimento contabilístico” como aparecem no SAF-T (isto é, o número de registo contabilístico, uma sequência numérica que identifica diário, mês e número sequencial de lançamento/registo na contabilidade).
Portanto, temos a opção de desmaterializar o arquivo papel mas, para o arquivo digital ser aceite, deve cumprir os requisitos nos artigos 19 a 26.
Artigo 27º. Devem existir cópias de segurança dos suportes eletrónicos. As cópias devem encontrar-se em locais distintos dos originais e em condições adequadas à sua preservação.
A publicação do Decreto-Lei 28/2019 de 15 de fevereiro de 2019 foi seguida da publicação do Despacho SEAF 85/2019 de 1 de março de 2019. De acordo com este despacho, quem passou a ter a obrigaçaõ de dispor dum programa de faturação pode fazê-lo sem penalidades até o dia 1 de julho de 2019. A obrigação de reportar à AT a localização dos arquivos, no artigo 20º ponto 5, só tomará efeito com a publicação duma Portaria no futuro.
São muitos requisitos e pode ser complicado implementá-los sozinho. Se precisam dum sistema de faturação ou ajuda na implementação das novas obrigações, contactem-nos!