Previsões de Tesouraria no PHC CS

A tentar prever o futuro …

Nos negócios existe sempre a necessidade de ter controlada a tesouraria, e não só conhecer o saldo das contas, mas também ter uma visão de todos os movimentos previstos para poder estimar os saldos futuros e assim atuar de acordo com eles.

Por exemplo, se temos previsto realizar uma compra a pronto mas fazê-lo deixaria a conta com saldo negativo mais adiante porque há outros pagamentos previstos, podemos decidir adiar essa compra até depois de receber outros pagamentos de clientes e assim evitar uma situação complicada.

Neste artigo explico como gerir estas previsões, criar novas e como usar o Monitor de Gestão Previsional de Tesouraria.

Este artigo está baseado no módulo Gestão do PHC CS Desktop Corportate v24, mas também será aplicável às versões anteriores.

Que são as previsões ou movimentos previsionais?

As previsões são geradas automaticamente sempre que lançamos uma fatura ou uma compra em conta corrente com prazos de pagamento ou recebimento no futuro. As datas de vencimento aparecem nas previsões como as datas em que é suposto ser realizado o pagamento ou a cobrança.

Estas previsões podem ser consultadas acedendo ao menu Gestão>Outras opções de tesouraria>Previsões de tesouraria. Lá podemos realizar uma pesquisa e mostrar todos ou só alguns dos registos. Cada previsão identifica corretamente o local de tesouraria (conta ou caixa), a moeda, o valor do movimento, etc. No painel de opções é ainda possível consultar o documento que deu origem a esta previsão.

Registo duma previsão gerada automaticamente pelo registo duma fatura

As previsões geradas a partir de outros lançamentos no sistema são movimentos automáticos (identificados como provenientes de outros documentos), mas também podemos criar movimentos manuais (identificados como diretamente no ecrã) para maior controlo.

Previsões manuais

Muitas vezes nos socorremos de contas manuais ou de uma folha de Excel para poder fazer previsões do saldo, e preparar-nos para eventuais percalços. Isto é um trabalho manual desnecessário. Podemos ter um maior controlo e informação atempada usando as funcionalidades do PHC.

Segue um exemplo: cada mês temos que pagar os ordenados, e temos uma estimativa razoável do valor em causa (não precisamos do valor até a segunda casa decimal!) e da data em que o fazemos. Nas Previões de Tesouraria podemos criar registos por entrada direta, com Classificação=P10002 (Atividades operacionais, pagamentos a pessoal), Data do movimento=01.01.2019, Descrição=Salários Dezembro, Local=<conta>, Saída=<valor em causa>. Podemos repetir este processo para cada um dos meses do ano e passar a inclur,  assim, todos os pagamentos de salários do ano nas nossas previsões. Quando o dia 01.01.2019 chegar, e depois de efeituar o pagamento, podemos entrar nessa previsão em particular e mudar-lhe a Data do Movimento para o ano seguinte em 01.01.2020. Desta forma temos sempre um horizonte de previsões de 1 ano. Podemos aplicar o mesmo funcionamento aos pagamentos das contribuições à Segurança Social, pagamentos do IVA, pagamentos PEC, pagamentos IRC, e quaisquer outros pagamentos e cobranças, sejam ou não recorrentes.

Movimentos Constantes de Tesouraria

Se a opção de criar todas os registos mensais para cada conceito a controlar é muito cansativa, temos a possibilidade de aceder ao ecrã Gestão>Outras opções de tesouraria>Movimentos Constantes de Tesouraria. Neste ecrã podemos criar um registo que identifique um movimento mensal. Para cada movimento indicamos o dia do movimento, o valor movimentado, a descrição, o código de classificação de tesouraria e o intervalo de datas entre as quais esse movimento constante é aplicável. Por exemplo, podemos registar o valor dum leasing de 3 anos de 500€ cada dia 15 entre os dias 1-1-2019 ao 31-12-2021 ou, como no caso anterior, o registo dos vencimentos previstos ao longo do ano.

Definição dum movimento constante até o fim de 2019

A seguir, usamos o botão de Opções Diversas na barra de ferramentas dessa janela para escolher a opção Lançar movimentos constantes nas previsões, e assim transformar esta definição de movimentos constantes num conjunto concreto de previsões de tesouraria.

Uma das previsões manuais geradas a partir dos Movimentos constantes

Há mais detalhes que podem ser relevantes para o correto uso desta funcionalidade, mas vamos obviá-los para manter o a artigo breve.

Monitor de Gestão Previsional de Tesouraria

Com todas as previsões já lançadas (sejam manuais ou automáticas), é o momento de aceder ao Gestão>Outras opções de tesouraria>Monitor de Gestão Previsional de Tesouraria.

Na imagem seguinte podemos ver a previsão para os próximos meses para uma determinada conta.

Monitor de Gestão Previsional de Tesouraria para uma determinada conta e data

Como usar o monitor?

São listados cada um dos campos que compõem o monitor.

Conta
Podemos escolher uma das contas de tesouraria que tivermos definidas ou bem podemos deixar em branco para incluir todas as contas.

Saldo inicial
Por defeito é mostrado o saldo da conta escolhida à data de hoje. Todas as entradas e saídas tomam como base este valor e atualizam os saldos previstos a partir dele. É possível alterar este valor manualmente para experimentar com diversos cenários.

Data de início
Data de início das previsões. Podemos avançar ou retroceder em períodos (ver conceito mais adiante). Não podemos ir a datas anteriores à data de hoje.

Inclui previsões antigas?
Com esta casa marcada, o saldo calculado passa a incluir todas as previsões anteriores à data de hoje. É o equivalente a dar as previsões por realizadas.

Período
Podemos escolher a duração de cada período em dias, semanas, meses, e trimestres.

Número de períodos a calcular
O número de períodos a calcular e mostrar. Por questões práticas está limitado a um máximo de 7 períodos simultâneos.

Abrir todos os nós
Este botão expande todos os nós da árvore de classificações de tesouraria para mostrar todos os movimentos.

Fechar todos os nós
Este botão fecha todos os nós e só mostra os valores sumários de cada classificação de tesouraria.

Atualizar a lista de movimentos
Força a atualização da grelha de acordo com os atuais parâmetros.

Observar totais nos grupos?
Com a casa marcada, para além dos movimentos individuais é mostrado um valor sumário por cada código de classificação de tesouraria.

Procurar
Podemos escrever um texto e os movimentos na grelha são filtrados automaticamente para só mostrar aqueles cuja descrição inclui esse texto.

Grelha de movimentos
Grelha com os movimentos nas linhas e os inícios dos períodos nas colunas. Cada movimento está classificado de acordo com os códigos de classificação de tesouraria. Em cada caso aparece a descrição e o número do documento, a conta de tesouraria, a data prevista e se o movimento já está realizado ou não. Para cada coluna temos o saldo inicial do período, cada um dos valores previstos e no fim o saldo final do período (que passa a ser o saldo inicial do período seguinte).

Exportar
Abre o Microsoft Excel e preenche uma folha com os dados da grelha.

Apenas recalcula após pressionar botão de refrescar?
Com a casa marcada, deixa de ser possível alterar o saldo inicial e a procura de texto na grelha já não é automática, sendo necessário clicar no botão de Atualizar a lista de movimentos.

Atualizar previsões para hoje?
Atualiza todas as previsões antigas e altera a sua data para a data de hoje. A alteração é permanente e mexe com todos os registos de Previsões de Tesouraria. Isto pode ser útil para dar visibilidade a todos os movimentos em atraso.

Conclusão

O controlo da tesouraria é uma área crítica na empresa. O Monitor de Gestão Previsional de Tesouraria é uma ferramenta poderosa que nos ajudará a manter a tesouraria controlada, a evitar surpresas, a preparar-nos com a devida antecedência para qualquer cenário e, no geral, a tomar as melhores decisões.

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