Escolher um software de faturação não é uma tarefa fácil. Há vários fatores a considerar, quer quando se adquire o programa pela primeira vez, quer quando se pensa em trocar.
A pensar nos atuais e futuros clientes deixamos aqui algumas dicas que o ajudarão e tomar uma decisão informada.
1. Identifique as suas necessidades
De forma a escolher um programa adaptado às necessidades do seu negócio, elabore uma pequena lista com as funcionalidades que o software de faturação deve ter para ir de encontro às suas necessidades. Dou alguns exemplos facilmente adaptáveis:
- É intuitivo?
- A mensalidade/anuidade tem todos os custos incluídos?
- O pacote inclui tudo ilimitado (documentos, utilizadores, etc.) ou deverão ser tidos em conta o número de utilizadores, plataformas, etc.?
- Tem fidelização (um período de contrato mínimo) ou são mensalidades renováveis?
- Disponibiliza suporte ao cliente? Se sim, qual o nível de serviço? Se não, como contratá-lo e em que condições?
- É um programa de faturação online ou é necessário instalação?
- Permite migrar os dados? Se sim, é um processo que pode ser feito facilmente ou é preciso alguém com experiência?
- Posso utilizar em qualquer dispositivo? Computador, telemóvel e tablet? Tem aplicação para Android e iOS?
- Permite gerir stocks?
- Permite gerir compras?
- Possibilita emissão de documentos através do POS e/ou Backoffice?
- Se tem um restaurante: tem gestão de mesas e salas? Permite dividir as contas?
- Se tem uma loja de roupa e calçado: permite a gestão de tamanhos e cores?
Opte por uma solução que esteja o mais próxima possível das suas necessidades ou seja, certifique-se que escolhe o programa de faturação com as funcionalidades mais adequadas ao seu ramo de negócio.
2. Aconselhe-se com amigos e conhecidos
Fale com quem já tem experiência. Pergunte que programas usam ou usaram, quais as dificuldades que encontraram, quais foram os fatores de decisão. Ninguém melhor que alguém com experiência para recomendar um software e até mesmo indicar quais evitar.
3. Pesquise na Internet
Procure por soluções de software de faturação existentes no mercado. Pesquise também por fóruns dedicados a temas de contabilidade onde poderá encontrar testemunhos de utilizadores sobre muitos dos programas disponíveis e até colocar questões e partilhar a sua experiência.
4. Evite programas de faturação grátis
Já diz o ditado “O barato sai caro!”? Fazer uma escolha destas pode parecer uma estratégia de contenção de custos mas, e se precisar de suporte técnico? E se o programa deixar de existir? E se mudam as condições comerciais ou técnicas abruptamente? Reparem que “grátis” quer dizer que não pagam mas também que não têm direitos (ou direitos mínimos) e não podem reclamar.
5. Escolha um programa certificado pela Autoridade Tributária
Ao escolher um software de faturação em Portugal, é obrigatório que seja certificado pela AT. A certificação é dada através da atribuição de um número identificativo aos programas que cumpram os requisitos legais em vigor. Pode consultar a lista de programas certificados em: https://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/consultaProgCertificadosM24.action
6. Experimentar é essencial
Após ter restringido as possibilidades a alguns poucos programas de faturação que melhor se adaptam às características do seu negócio, o passo seguinte é testar. A maioria dos softwares possuem um período de experimentação ou de demonstração. Aproveite para analisar todas as funcionalidades e confirmar se todos os requisitos que definiu são cumpridos. Se possível, marque uma demonstração para assim resolver todas as dúvidas de vez.
7. Coloque questões à equipa de suporte ou ao representante
O apoio ao cliente é uma das funcionalidades mais importantes que um software de faturação tem de oferecer. Este serviço tem de de ser rápido, directo e responder objetivamente às questões colocadas.
8. Valide o tratamento dos seus dados de faturação
Uma das razões para haver resistência em mudar de software reside no medo de perder a informação acumulada. Hoje em dia, os programas de facturação disponibilizam a fácil importação e exportação de dados. Assim, pode migrar de software sempre que precisar, e trazer consigo a sua documentação. Contacte o suporte do seu programa de faturação e solicite ajuda na exportação dos seus documentos. O software para onde migrar poderá ajudá-lo na importação dos dados.
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