Backups do Microsoft 365?

Por algum motivo estas semanas tenho visto muitos artigos sobre backups do Microsoft 365, e alguns clientes também me questionaram sobre o assunto.

Logo à partida não existe uma resposta simples a esta questão. Microsoft não fornece um serviço explícito de backup para alguns dos serviços, e as soluções de outras empresas podem ter limitações.

Microsoft 365 integra um conjunto de serviços individuais (Onedrive, Sharepoint, Exchange, Teams, Stream, Yammer, etc), cada um com as suas caraterísticas e exigências.
OneDrive e Sharepoint são os principais serviços de armazenamento de ficheiros (mas não só), Exchange online gere todas as nossas caixas de correio, Teams todas as nossas conversas e interações, e não podemos esquecer o Azure Active Directory onde as contas e grupos são armazenados.

Microsoft desenhou estes serviços para trabalhar de forma continuada e com sistemas internos de proteção contra falhas. Os nossos dados estão armazenados em servidores num determinado centro de dados, e são mantidas réplicas noutros servidores dentro do mesmo centro de dados. Isto é chamado Armazenamento Redundante Local (ou Locally Redundant Storage, LRS).

Quais são os desafios de manter uma cópia connosco? Não vamos conseguir fazer cópias de forma fiável das conversas no Teams, Planner, To Do e outros serviços para os quais não existam APIs definidas. Isto pode ser um problema ou não, dependendo do uso que fizer.

Fica o outro problema dos custos extras nos quais vamos incorrer. Sharepoint atinge 1TB por tenant e mais 10GB por cada utilizador. Manter uma cópia local não deveria ser problema, exceto se compramos espaço extra. Onedrive atinge 1TB por utilizador. Manter uma cópia local de cada utilizador pode ser um desafio quando temos mais que uns poucos utilizadores.
Temos que adicionar que, para ser um backup, deveremos manter cópias dos dados em diversos momentos no tempo, e isso aumentará o espaço necessário. Mais uma vez, isto depende do número de alterações feitas aos nossos dados.
No Microsoft 365 Business as caixas de correio incluídas podem atingir os 50GB. Cada utilizador recebe uma caixa primária, mas ainda podemos adicionar as caixas partilhadas e as caixas de arquivo. Também deveremos ter em consideração que alguns utilizadores geram muitos emails ou querem manter os emails durante longos períodos de tempo, sendo necessário implementar licenças de Exchange Online P2 que atingem os 100GB e incluem arquivo ilimitado.

Numa organização de 10 pessoas (com, talvez, 5 caixas partilhadas), poderemos ter 1,1TB de Sharepoint, 10TB de Onedrive, 750GB de Exchange online. Ao tudo, são sensivelmente uns 12TB máximos. Este número ainda tem que acomodar o espaço necessário para todas as alterações ao longo de meses ou até anos. De repente o espaço começa necessário para garantir um backup completo começa a ser significativo, e os equipamentos e discos necessários já representam um investimento adicional considerável. Justifica-se?

A Microsoft trabalhou para fornecer um serviço confiável. Podemos recuperar os dados no passado com a implementação das versões. Podemos controlar os prazos durant os quais mantemos os nossos dados com as políticas de retenção.
Nem todos os dados precisam ser preservados, e então podemos usar etiquetas para identificar os dados relevantes, e aplicar políticas de retenção por etiqueta e eliminar aquilo que não interessa.

Se ainda querem manter cópias localmente e sentir que têm alguma mão na gestão dos vossos dados, então existem produtos como as NAS SYNOLOGY que permitem instalar um pacote Active Backup for Office 365 de forma gratuita para fazer backup dos vossos dados. O Active backup for Office 365 é suficientemente interessante e bem pensado. Modelos de entrada como o Synology DS220+ já suportame este pacote.

Outros serviços como o Veeam também possuem soluções interessantes.

Contactem-nos para saber mais e para vos ajudar com as vossas necessidades Microsoft 365!