Algumas dicas para trabalhar a partir de casa: segurança, profissionalismo, produtividade

Com a atual situação do coronavírus em Portugal e o decorrer dos eventos, é recomendado que, quando possível, a gente evite sair de casa e passar a realizar o trabalho remotamente (teletrabalho). Independentemente das decisões do governo, é de sentido comum evitar aglomerações quando estamos face a uma doença tão infeciosa, e as próprias organizações deveriam facilitar este regime de trabalho. As situações de crise podem implicar elevados custos mas também providenciar novas oportunidades a quem as souber aproveitar. Ficam aqui alguns conselhos e dicas para garantir que esta experiência não resulte em faltas de produtividade desnecessárias.

Organização pessoal

Ter disciplina: manter uma rotina de trabalho, estabelecer horários e cumpri-los.

Não trabalhar de pijama ou roube: vestir roupa adequada. Isso ajuda-nos a separar o contexto pessoal do profissional e ainda evita o constrangimento no caso de receber uma videochamada.

Definir um quarto como escritório ou uma área da casa que possamos delimitar e definir como “local de trabalho”. Certificar-se que todo o mundo na casa sabe qual é essa área e que não é para mexer nada lá.

Manter o espaço de trabalho bem arrumado.

Minimizar interrupções durante o nosso horário laboral: afastar todo aquilo que poderá representar uma distração durante o nosso horário de trabalho. Limitar o acesso da família, mascotas, etc.

Realizar chamadas aos colegas, fornecedores, clientes, etc, para garantir uma continuidade nas nossas relações. Não podemos permitir-nos viver isoladamente e sem qualquer interação social profissional. Dar um sentimento de continuidade ajuda a normalizar a situação e criar segurança nas relações. Se puder ser por videoconferência, muito melhor. Chamadas de voz são uma boa alternativa e, como último recurso, chat e email.

Quando for necessário enviar ou receber material, sempre que possível, evitar as deslocações às instalações de clientes ou fornecedores (aliás, muitos já fecharam o atendimento ao público) e usar empresas de transporte, como a MUB Cargo. No momento de recolher ou entregar o material, usar máscara e luvas, não falar diretamente um para o outro e reduzir o contacto ao mínimo (alguns transportadores nem entram no local e é preciso fazer a recolha do material à porta das instalações).

Videoconferência

As videoconferências são a melhor forma (sem ser presencial) de manter o contacto com a gente. Só precisam uma webcam, microfone e um programa para fazer as videoconferências.

A maior parte de portáteis já incorporam webcam e microfone. Quanto ao programa, o mais popular ainda é o Skype. O Skype para consumidores permite reuniões de até 25 pessoas, enquanto o Skype for Business já permite até 250. Dito isto, para o comum das reuniões (sem ser uma ação de formação ou uma apresentação) o Skype para consumidores chegará perfeitamente.

Problemas de som (como o som abafado) ou de iluminação (pouca luz, ou sombras muito fortes, ou luz demasiado forte) podem frustrar a experiência da videochamada porque a tornam pouco natural. Valerá a pena investir, na medida das possibilidades e das necessidades, numa boa iluminação, uns auriculares ou até uma webcam externa (normalmente, as webcams integradas nos portáteis são de muita fraca qualidade).

Para eventos multitudinários tais como apresentações ou conferências), ferramentas externas como Webex, Zoom, Jitsi ou Clickmeeting (entro outros) poderão fazer mais sentido.

Software de colaboração

Uma boa parte das tarefas numa organização passam por editar ou consultar ficheiros que outro colaborador já trabalhou. Isto requere um espaço de armazenamento comum, para além dum conjunto de ferramentas de edição comuns (para evitar incompatibilidades).

O Office 365 é uma excelente solução de colaboração. Permite que a organização tenha toda a documentação na nuvem (Onedrive, Sharepoint) e os funcionários podem colaborar livremente, sem restrições e dentro das regras da empresa. Podem usar o Teams para partilhar os ficheiros, conversar por chat, voz, videoconferência e muito mais. Realmente é uma solução tudo-em-um.

Outras boas alternativas são a G Suite, ou usar o Dropbox (só para armazenamento).

VPN

Uma VPN (Virtual Private Network, ou Rede Privada Virtual) permite estabelecer uma linha dedicada e constitui um acesso seguro aos recursos da empresa. Podemos aceder só a um servidor central ou bem a toda a rede remota.

O software servidor VPN pode ser fornecido pelo próprio router no local remoto ou bem instalado num outro dispositivo, enquanto o cliente VPN pode ser instalado no próprio computador ou bem aquirir um router que faça esse trabalho por nós.

Conclusão

Este isolamento forçado e a obrigação de implementar o regime de teletrabalho pode ser visto como uma oportunidade para testar novas formas de colaboração e até rever as nossas melhores práticas.

Se é uma pequena empresa e está com dificuldades, contacte-nos e deixe-nos apresentar-lhe boas opções para minimizar o impacto no seu negócio.