Chegou, finalmente, a tão esperada altura das férias.
E tão garantido como o período de férias é a necessidade de configurarmos o nosso email.
Se as férias na empresa são feitas de forma faseada, isto é, um grupo num período e outro grupo noutro período, vamos querer que os emails recebidos sejam reencaminhados para uma outra conta. Se a empresa fecha e vão todos de férias, vamos querer configurar uma resposta automática a dizer que estamos de férias.
Vejam como configurar facilmente cada um dos cenários anteriores.
Vamos aceder ao nosso correio no Microsoft Office em https://outlook.office.com/mail/inbox e vamos abrir as Definições.
Reencaminhamento
Para ativar o reencaminhamento, clicamos em “Ativar o reencaminhamento” e indicamos a conta da organização (importante) para a qual reencaminhar os emails recebidos.
Se marcamos a opção “Manter uma cópia das mensagens reencaminhadas”, a mensagem será mantida na nossa caixa de correio.
Se a conta de email é externa à nossa organização, com as configurações por defeito, o reencaminhamento falhará porque é preciso que esteja autorizado.
Respostas automáticas
Ativamos a opção “Respostas automáticas ativadas”. Escolhemos a opção “Enviar respostas apenas durante um período de tempo” e definimos a data e hora de início e a data e hora de fim para aplicação desta regra.
Opcionalmente podemos ativar as opções “Bloquear o meu calendário neste período”, “Recusar automaticamente novos convites para eventos que ocorram durante este período” e “Recusar e cancelar as minhas reuniões durante este período”. Assim, asseguramos que ninguém fica com pedidos de reunião pendentes e sabem que não estaremos disponíveis ao tentar agendar eventos. É feita diferença entre repostas dentro e fora da organização para adaptar melhor a nossa mensagem.
De notar que podemos ter ativas as duas opções ao mesmo tempo.
E agora já podemos ir de férias descansados.