Produtividade com as ferramentas Microsoft: Outlook vs. To Do vs. Planner!

A Microsoft conta com o Outlook, o To Do e o Planner para criar tarefas. Ferramentas a mais? Pois são. O caminho para cá chegar não tem sido uma linha reta, e as coisas, por vezes, simplesmente acontecem, e é preciso saber lidar com a situação e tirar o melhor partido dela.

Neste artigo pretendo dar uma breve explicação de como são criadas as tarefas em cada ferramenta e como interagem. Não se trata de um manual da aplicação nem duma comparativa ponto por ponto. Para isso é preferível consultar a página de cada produto.

O Outlook permite criar tarefas desde as suas origens. Estas tarefas têm uma data de início e uma data prevista de fim, podem ser recorrentes, podemos anexar documentos, acompanhar o seu progresso, etc. Também podemos atribuir estas tarefas a uma outra pessoa. Nesse caso, e se o recipiente aceitar, a tarefa é duplicada na caixa do recipiente que pode reportar o seu progresso ao emissor. Trata-se dum paradigma mais próprio dos anos 90, em relações chefe-subordinado.

Em 2015 a Microsoft aquiriu a empresa Wunderlist e o seu gestor de tarefas pessoal, que agora passou a chamar-se Microsoft To Do. Está disponível para contas particulares (@outlook.com e semelhantes) e no próprio Office 365. Neste produto é possível criar tarefas com datas previstas, lembretes e prioridades. As tarefas podem ser recorrentes. Pretende mostar uma visualização “inteligente” das tarefas a realizar, evitando sobrecarregar visualmente o nosso espaço.

Ainda, no planos Office 365 existe a aplicação Planner, que permite gerir pequenos projetos. Se já trabalharam com aplicações como Trello e equivalentes o modelo não é muito diferente. No Planner criamos projetos (na realidade são grupos) aos quais associamos membros. Dentro destes projetos podemos criar tarefas e atribuí-las a determinados membros. Podemos ainda associar ficheiros e notas (através do OneNote) e mais.

Em suma, num ambiente puramente Microsoft, temos três sistemas distintos para criar e gerir tarefas. Isto pode parecer confuso, e por este motivo vale a pena esclarecer a utilidade de cada um.

As tarefas do Outlook existem há muito tempo e não deverão desaparecer assim tão cedo. No entanto, e se serve de indicação, na sua versão web, quando se pretende criar uma tarefa no Outlook somos encaminhados para o To Do. Tudo parece indicar que a Microsoft irá querer desfasar gradualmente as tarefas do Outlook em favor da nova aplicação (pura especulação do meu lado). Por enquanto, as tarefas do Outlook têm mais campos e funcionalidades que as tarefas no To Do (por exemplo o registo progresso das tarefas, a delegação a outros utilizadores, etc) e por isso ainda devem ter vida pela frente. Tarefas criadas no Outlook podem ser mostradas no To Do e vice-versa. Não existe a mesma integração com o Planner.

Não há dúvida que o Microsoft To Do deverá ser o futuro da gestão das tarefas pessoais, mas a verdade é que ainda tem muito que andar para ser um sistema competitivo no mundo atual: o To-Do está na atualidade ao mesmo nível que o Wunderlist quando foi comprado há dois anos atrás, coisa que diz pouco da dedicação do pessoal da Microsoft, mas pelo menos está a avançar. No seu estado atual é perfeitamente útil para produtividade pessoal.

O Planner é uma ferramente perfeitamente adequada para pequenos projetos colaborativos. Um projeto é um grupo com membros, tarefas, anexos, etc. Dentro do projeto podemos criar tarefas e organizá-las em categorias. Uma tarefa pode ser atribuída pelo gesto a um dos membros. Quando isso acontece, o membro recebe uma notificação no email e a tarefa aparece no seu To Do, mas não na lista de tarefas do Outlook (essa integração não existe). As tarefas no Planner podem ser mostradas na vista de calendário no Outlook. Um dos principais inconvenientes com o Planner e impossibilidade atual de definir tarefas recorrentes. Esta funcionalidade seria muito importante para aqueles projetos permanentes como são a gestão dum departamento e as suas tarefas diárias, semanais e mensais.

Resumindo, para a gestão de pequenos projetos podemos contar com o Planner como ferramenta colaborativa, apesar das limitações mencionadas anteriormente. Para a gestão de tarefas a nível individual, ou como membro de uma equipa, o Microsoft To Do será a ferramenta ideal.