O Microsoft To Do é uma ferramenta pouco conhecida, mas muito útil, principalmente para quem precisa de organizar a sua rotina. A app, como o nome sugere, permite ao usuário criar tarefas para organizar o seu dia ou semana de forma simples e rápida.
Quer use o Microsoft 365 profissional ou até uma conta Microsoft gratuíta, pode utilizar a aplicação To Do. O seu uso é muito simples e pode melhorar o seu desempenho pessoal e profissional de forma significativa. Se nunca usou um gestor de tarefas, esta é a sua oportunidade de se iniciar e ganhar o controlo do seu dia.
No To Do, cada tarefa individual está constituída pelos seguintes elementos:
- A descrição – indicar claramente em que consiste a tarefa. Pode ser útil incluir etiquetas com “#”. Por exemplo, se ao criar uma tarefa incluir um # com o nome do local onde esta será realizada, isto vai permitir-lhe, clicando nessa etiqueta específica, filtrar a lista e mostrar só as tarefas para esse mesmo local. Assim, quando terminar uma tarefa num determinado local, pode rapidamente visualizar que outras tarefas tem nesse mesmo local e tentar completar mais tarefas enquanto lá está. Dentro da descrição também é possível incluir subtarefas.
- O estado – que na aplicação indica se a tarefa está terminada ou não (ver mais adiante a Integração com o Outlook).
- A data de conclusão da tarefa – se esta já está no passado, aparecerá a vermelho, chamando a atenção para ela. (Se acha que não consegue concluir atempadamente, a melhor estratégia para controlar a ansiedade é reagendar a tarefa para uma data no futuro. Gerimos tarefas, não tempo.).
- A repetição – pode ser Diária (só dias laborais), Semanal, Mensal, Anual ou Personalizada (a cada x dias, semanas, meses, anos). Desta forma, quando der uma tarefa por concluída, é automaticamente criada uma nova tarefa, com os mesmos dados em data futura.
De notar que:
- Pode definir um lembrete com uma data e hora.
- Pode partilhar ou tornar responsável, por uma ou mais tarefas outra pessoa, colega ou colaborador. Para o efeito, deve convidar essa pessoa, que após aceitar a tarefa esta passará a ser partilhada e aparecerá na lista de tarefas dessa pessoa.
- A inclusão de notas é importante para poder acrescentar todos os detalhes da tarefa e que não cabem na descrição.
- Pode anexar vários ficheiros à tarefa.
Integração com o Outlook
As tarefas criadas no To Do aparecem nas Tarefas do Outlook e viceversa. No entanto, no Outlook tem um controlo mais preciso sobre as tarefas, como é o caso da definição do estado da tarefa, que pode estar “Em curso”, “Diferida” ou, “À espera de outra pessoa”. Pode ainda, definir o grau de progresso já realizado. A equipa do Microsoft To Do quis manter as coisas simples e essa informação não está disponível na aplicação.
Ainda no Outlook, e enquando consulta o seu correio, qualquer email que requeira algum tipo de ação, pode ser marcado com um lembrete, para rever imediatamente ou numa data futura, criando assim uma tarefa ligada a ele.
Listas (de tarefas)
Pode criar diferentes listas de tarefas para ter alguma ordem nas distintas tarefas a realizar. Por exemplo, pode ter uma lista de tarefas domésticas, uma lista de tarefas dum projeto, uma lista de tarefas administrativas, etc.
Dentro da lista pode ocultar (ou mostrar) todas as tarefas já concluídas.
As listas podem ser partilhadas com outros utilizadores. A partilha é realizada convidando-os. Após aceitarem passam a ter acesso à lista e às tarefas.
Listas prédefinidas
- O meu dia – é uma lista semi-automática que pretende representar a nossa agenda diária. Atualiza diariamente. Pode ser mais ou menos prática em função de cada caso. No meu caso, optei por não a usar porque prefiro ser eu a definir a ordem de execução das tarefas, mas sempre recomendo que cada um experimente.
- Planificadas – é a lista de tarefas com uma data definida para conclusão.
- Todas – é a lista que mostra absolutamente todas as tarefas, de todas as listas.
- Atribuídas a mim – lista de tarefas onde eu sou o responsável.
- Email sinalizado – lista de emails que foram sinalizados com lembretes no Outlook.
- Tarefas – lista de tarefas que não fazem parte duma lista própria.
Exemplo
Vamos tomar como exemplo um departamento administrativo ou comercial, onde existem tarefas que devem ser realizadas com alguma periodicidade.
Vamos então supor que é o responsável do departamento de vendas e tem 2 colaboradores – a Sandra e o Paulo.
- Cada dia, a Sandra e o Paulo têm de rever a sua lista de visitas para esse dia. No fim do dia, têm de escrever os relatórios de visitas e preparar a lista de visitas para o dia seguinte.
- Cada segunda-feira de manhã têm uma reunião para revisão dos resultados da semana anterior e objetivos para esta semana.
- Cada mês realiza-se outra reunião de acompanhamento e comunicação com a gerência.
- Cada ano é feita uma reunião de avaliação de resultados.
- Cada ano é realizada uma formação em novos produtos e estratégia comercial para o futuro.
Ora, uma forma de organização seria criar uma lista de tarefas chamada, por ex. “Vendas”, partilhada com a Sandra e o Paulo, onde todos conseguem ver as tarefas a realizar.
Criar tarefas individuais para cada um permite acompanhar se alguma das tarefas está em atraso. Se, por exemplo, o Paulo não deu como concluída a tarefa do relatório de visitas do dia anterior, pode questionar se foi esquecimento ou se está sobrecarregado e precisa de ajuda.
Com esta simples estratégia, pode garantir que as tarefas não são esquecidas e que as coisas funcionam com algum rigor.
Para que esta prática seja proveitosa, é preciso registar todas as tarefas que tem que realizar para garantir que consegue ter uma visão completa. No entanto, evite criar tantas tarefas que fique atolado e paralisado só com a sua organização. O objetivo do gestor de tarefas é ajudá-lo a planificar as suas atividades com o intuíto de as realizar e completar. Se vê que o número de tarefas não pára de acumular, é o momento de fazer uma pausa e rever a estratégia.
Um suma, o TO DO é uma ferramenta que lhe permite ganhar controlo sobre as suas ações. Através do aumento de produtividade individual acaba por contribuir ao aumento da produtividade na empresa.
Se ainda tem dúvidas ou precisa de alguma ajuda, contacte-nos.