Empresas têm até 31 de dezembro para comunicar as séries de documentos à AT e ter o QR-Code e ATCUD nas impressões

A partir de 1 de janeiro de 2021, a Autoridade Tributária (AT) obriga a existência de um código de barras bidimensional (código QR) e de um código único do documento (ATCUD), na impressão de todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes.

Para a impressão destes novos elementos, é obrigatório, até 31 de dezembro, as empresas comunicarem (à AT) todas as séries de documentos ativas que pretendem continuar a usar em 2021.

Foi publicada a Portaria n.º 195/2020, no passado dia 13 de agosto, que vem regulamentar estes requisitos e a constituição de cada um destes novos elementos nos documentos. Isto significa que todos os nossos clientes que emitam documentos, têm até 31 de dezembro para atualizar o software, preparar os layouts para as impressões e comunicar as séries de documentos à AT.

Qual será o impacto nos nossos clientes?

  1. Devem possuir o software atualizado para a versão que vai responder a estas exigências;
  2. Devem ter os layouts de faturas, guias e outros documentos preparados com o código QR e ATCUD;
  3. Devem registar na AT até 31 de dezembro todas as séries de documentos que pretendam usar em 2021.

A comunicação das séries pressupõe a obtenção imediata de um código de validação das séries documentais, na AT, que deve ser associado no software para que possa emitir documentos. Podem ser registadas séries que estão a ser usadas atualmente e que pretendem continuar a usar em 2021.

Quando e em que versão estarão disponíveis as novas funcionalidades?

Para o PHC GO, está prevista que a atualização com estas funcionalidades esteja disponível até ao final do mês de novembro. Os produtos PHC FX e Drive FX não irão suportar estas funcionalidades.

Para o PHC CS, está previsto que até ao final de outubro seja disponibilizado um executável da versão 27 com as funcionalidades para suportar o código QR e ATCUD nos documentos.

Vai ser possível imprimir documentos sem o código QR e ATCUD?

A atualização que será disponibilizada com as novas funcionalidades irá colocar os campos do código QR e ATCUD nos IDUs, para permitir ajustar a disposição nos documentos.

O bloqueio da impressão de documentos por falta de validação do layout, é ativado após o cliente associar o código de validação das séries documentais na AT, ao comunicar à mesma. No limite, a partir de 1 de janeiro de 2021 o software irá impedir a impressão de documentos não validados, ou seja, sem os devidos campos corretamente posicionados. Até lá, o software não irá impedir a impressão dos documentos nem irá imprimir qualquer conteúdo desses mesmos campos.

Quando devem ser comunicadas as séries à Autoridade Tributária?

Até ao momento, ainda não existe forma de comunicar as séries à AT. Segundo resposta dos seus serviços: “os critérios e modo de comunicação dos meios de faturação utilizados, bem como a identificação das respetivas séries utilizadas na emissão das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes (…), serão oportunamente divulgados no Portal das Finanças.”.

O executável do PHC CS, que será disponibilizado até ao final de outubro com o código QR e ATCUD, inclui a funcionalidade para que seja possível manualmente associar a cada série o respetivo código de validação das séries documentais na AT. O processo pressupõe que, no mínimo, existirá um formulário, no Portal das Finanças, para a comunicação individual das séries dos documentos.

A partir de 1 de dezembro de 2020, o software irá ainda avisar o utilizador que, para emitir documentos com data de 2021, será necessário comunicar a série à AT, para obter o respetivo código de validação das séries documentais.

Os dados a comunicar, além da série, são o tipo de documento (FT, GR, GT, etc), início da numeração sequencial a usar (no caso de continuidade da série, deve reportar o último número usado) e a data prevista de início de utilização da série.

Ações que iremos realizar para ajudar os nossos clientes

Até final de novembro:

  • Atualizar os executáveis da v27 do PHC CS, que será disponibilizado até ao final de outubro com os novos campos e funcionalidades.
  • Preparar todos os layouts de impressão para a inclusão/posição dos novos campos código QR e ATCUD.

A AT ainda pode fazer alguma alteração que exija modificações ao software e atualizar novamente os clientes.

Durante o mês de dezembro:

  • Os nossos clientes devem comunicar todas as séries ativas que irão usar em 2021.

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