A partir de Julho de 2022, passará a ser obrigatório que todas as faturas em formato XLM e PDF, enviadas por via eletrónica, contenham a chamada “Assinatura Digital Qualificada”, para serem consideradas legais.
O Decreto lei n.º 28/2019 já estabelecia este requisito, mas a sua implementação, originalmente prevista para 2020, foi adiada para 2021 e agora para julho de 2022. Nesta data, e de acordo com o Despacho nº351/2021, finalmente será obrigatório que as faturas eletrónicas incluam uma assinatura digital qualificada para terem valor legal em Portugal e em toda a União Europeia.
As faturas eletrónicas deverão respeitar um dos seguintes requisitos:
- Incluir um selo eletrónico qualificado, ou
- Incluir uma assinatura eletrónica qualificada, ou
- Usar um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.
Um documento, contendo a nova assinatura digital qualificada, garante que:
- os elementos e valores no documento não foram alterados, e que
- quem emitiu o documento é quem diz ser.
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
- Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail, em detrimento do uso do papel;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas (em formatos estruturados como XML e outros modelos de EDI) que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública, nomeadamente no formato CIUS-PT UBL 1.2.
Implementar as assinaturas qualificadas no PHC
Se usa o PHC GO, e ainda não tem o produto Transações Eletrónicas (que, para além da assinatura digital qualificada, tem integrado o CIUS PT), pode aceder ao PHC GO Store e subscrever.
Para o PHC CS é preciso adquirir o módulo de Assinaturas Qualificadas. Para adquirir o módulo, é necessário ter PHC ON ativo, possuir o módulo PHC CS Documentos Eletrónicos, PHC CS Gestão, PHC CS Terceiros ou PHC CS POS Back. Está disponível em todas as gamas.
Passos:
- Subscrever o módulo anual de Assinaturas Qualificadas, que já inclui 1.500 assinaturas e, na primeira subscrição, terá a oferta de um voucher para obter o seu certificado qualificado junto da entidade certificadora.
- Aceder ao site da DigitalSign, criar uma conta e registar o autorizador, associado ao certificado, através do separador “Certificados”.
- Configurar a instalação de PHC com os dados obtidos.
A ter em conta:
- Em cada renovação anual são adicionadas 1.500 assinaturas ao seu saldo.
- Se esgotar as assinaturas disponíveis, terá de comprar um novo pacote de assinaturas.
- Na terceira renovação do módulo, recebe um novo voucher para renovar o certificado qualificado.
O processo pode ser um pouco demorado, mas nós estamos aqui para o ajudar a cumprir todas as obrigações legais da forma mais organizada possível.
Não hesite, contacte-nos já!